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Extranet : Richelieu International fait confiance à MultipleMedia

Afin de répondre au besoin principal de Richelieu International de se munir de plusieurs outils à grande valeur en productivité pour ses membres existants, MultipleMedia a développé un tout nouveau portail de membres.

Tout a commencé par une première phase d’analyse fonctionnelle, qui a permis de détailler les fonctionnalités à développer. En plus de définir les orientations technologiques de développement, l’analyse précise les divers cas d’utilisation et scénarios de navigation sous forme de spécifications et de maquettes schématiques (wireframe).

C’est donc sur des bases solides que s’assoit le développement de la section privée du site.

Hiérarchie des droits, gestion des rôles, et accès à l’information

Avec près de 3000 membres, Richelieu International est un très gros regroupement qui se doit d’avoir une gestion des rôles adaptée à l’ampleur de ses besoins. Afin de répondre à certaines problématiques d’accès à l’information, MultipleMedia a configuré 7 rôles qui peuvent accéder et éditer différents éléments de contenu, selon leurs besoins.

  • Super-utilisateur
  • Administrateur de Richelieu International
  • Administrateur de Club
  • Administrateur de Fondation
  • Agent de liaison
  • Rédacteur
  • Membre

extranet | Richelieu International | espace des membres | section privée

Création automatisée de profil

Afin de simplifier la création de profil, les futurs membres remplissent leur formulaire d’adhésion en ligne à travers une page publique. Une fois la demande remplie, une alerte s’envoie automatiquement à l’administratrice de Richelieu International. La super-utilisatrice peut également consulter toutes la liste d’attente et approuver les inscriptions à même le site.

Une fois le membre accepté, son profil est automatiquement créé à partir des informations fournies dans son formulaire d’adhésion. Un numéro de membre lui est automatiquement assigné.

Systèmes d’identifiant personnalisé

Dans les configurations initiales de WordPress, la création d’un nouveau membre utilisait l’adresse courriel comme identifiant principal. Comme la moyenne d’âge des membres est de plus de 60 ans, il n’est pas surprenant qu’ils n’en possèdent pas tous une. Afin de bien répondre à cette clientèle, le principe d’identification devait être adapté par le numéro de membre en cours de mandat.

Pour rendre la connexion à l’espace membre possible, MultipleMedia a donc revu le système d’identification et les modules connexes (connexion, mot de passe oublié, mise à jour des profils).

Moteur de recherche avancé

Dans le but de simplifier la consultation des données, des fonctionnalités avancées de recherche ont été intégrées à plusieurs endroits du portail des membres. Bien que WordPress dispose d’un module de recherche de base, le développement personnalisé de MultipleMedia a permis de combler les besoins plus précis du Club, comme la recherche multicritère et la rapidité des requêtes.

Ainsi, les membres peuvent consulter le répertoire des profils afin d’y extraire des listes uniques selon les critères sélectionnés (région, club, genre, fonctions, etc.). Le même type de recherche avancée est également possible à travers le répertoire des clubs (année de fondation, adresse, numéro, etc.).

extranet | Richelieu International | espace des membres | section privée

Rapport d’élection

Comme la plupart des associations, chaque club de Richelieu International tient une élection annuelle afin d’y sélectionner les représentants de son conseil d’administration. MultipleMedia a entièrement dynamisé ces rapports pour faciliter la gestion des accès.

Ainsi, chaque année, l’administrateur de chaque club pourra remplir un formulaire de rapport d’élection en ligne indiquant les membres élus pour chaque fonction. En le soumettant, les changements de rôles (membres entrant ou sortant) s’appliqueront automatiquement à la description des membres dans leur fiche respective.

Afin de maintenir l’historique des changements, une base de données distincte a été configurée. Chaque rapport crée donc une nouvelle entrée. Le moteur de recherche avancé est également configuré dans cette section afin d’extraire facilement l’information recherchée.

Ce n’est que le début

Tout au long du projet, la collaboration au sein de nos deux équipes a fait surgir une foule d’idées d’évolution de la plateforme. C’est donc sans surprise que la deuxième phase de développement se poursuit. Rendez-vous dans quelques mois pour le dévoilement de ces nouvelles fonctionnalités !

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