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La collaboration au travail – les outils numériques à la rescousse!

Chez MultipleMedia, le numérique est notre environnement naturel. Afin de façonner les produits les mieux adaptés pour nos clients, nous faisons collaborer tous nos spécialistes. Et quoi de mieux que d’utiliser des outils web pour propulser l’efficacité d’une équipe numérique?

Pourquoi utiliser des outils collaboratifs?

Besoins en constante évolution

L’industrie est perpétuellement en mutation. Non seulement les besoins changent continuellement, mais les produits évoluent également. Il est essentiel de pouvoir adapter rapidement notre processus opérationnel selon les besoins les plus à jour. Créer un moule qui s’applique à tous : impossible. Créer plusieurs moules pertinents à long terme : impossible aussi! Créer un processus évolutif : possible!

Bien évidemment, nul besoin de réinventer la roue chaque jour. Cependant, nos outils doivent être flexibles et ajustables pour chaque projet.

Cadence des industries

Il n’est un secret pour personne que la réalité de toutes industries est maintenant en vitesse grand V et que nos clients ont des besoins à combler rapidement. Il est donc très important d’optimiser la rapidité d’exécution du plus grand nombre de tâches possible.

Voici les éléments clés pour ne pas perdre de temps précieux :

  1. Accès facile à l’information
  2. Clarté des assignations
  3. Réduction du temps administratif
  4. Prévision des goulots d’étranglement et partage des tâches

La conséquence positive d’optimiser le temps est un tarif plus compétitif.

Flexibilité du lieu

Les outils web nous permettent d’y avoir accès au moment le plus important : n’importe quand! En effet, que ce soit pour le travail à distance, valider certains items lors d’une rencontre chez nos clients ou même vérifier un item sur la route : nous avons accès à tout à tout moment.  Nous sommes aussi assurés de toujours avoir la version la plus à jour de l’information consultée.

Partage des connaissances

Les connaissances sont nos biens les plus précieux, et ce, même s’ils sont intangibles. Afin de bien collaborer, les connaissances doivent être non seulement partagées, mais aussi facilement accessibles par toute l’équipe. Un gros document explicatif détaillé n’est pas utile s’il est inaccessible ou inconnu de ses comparses.

La qualité

En ayant facilement accès aux informations pertinentes et à jour, il est plus aisé de faire un contrôle de la qualité exhaustif. Il est aussi plus simple de partager ses idées pour améliorer le produit et ce, peu importe l’étape en cours.

La R&D

Le fruit des projets R&D peut être aisément partagé et réutilisé par toute l’équipe. Tous les membres de l’équipe peuvent participer à la liste d’idées de projets pertinents. Dès que quelqu’un a du temps de disponible, il peut la consulter pour collaborer sur un projet R&D qui l’allume.

 

Quels sont les outils utilisés chez MultipleMedia?

Nous utilisons plusieurs outils web afin d’optimiser notre efficacité et la qualité de nos produits. Nous restons à l’affût des nouvelles techniques et nouveaux outils afin d’améliorer constamment nos méthodes.  La qualité de nos livrables est notre priorité et nos outils évoluent avec nous afin d’atteindre l’excellence.

Outils_MM

Wrike

Il s’agit de notre outil de gestion de projet. Nous l’utilisons afin de créer tous les échéanciers et toutes les assignations aux membres de notre équipe. Chacun a donc toujours accès aux données à jour en temps réel.

Confluence

C’est notre outil wiki qui nous permet de tout documenter, et ce, de façon collaborative.

JIRA

Il s’agit de notre outil principal pour le contrôle de la qualité. C’est là que nous collectons toutes les données pour les corrections et optimisations à faire sur chacun de nos projets. Cela nous assure de toujours avoir une liste claire des éléments à améliorer ainsi que leur statut respectif.

LastPass

Cet outil nous permet de partager les mots de passe de façon sécuritaire et efficace.

Invision

Il nous permet de partager efficacement nos maquettes, de collecter en temps réel les commentaires de divers partis et de partager les ajustements faits de manière efficace.

Google Drive

Ceci nous permet de collaborer en temps réel sur des documents. Par exemple, nous l’utilisons pour la création de copy deck.

Axure

Il permet la création de wireframes élaborés et interactifs.

La réunion quotidienne « Scrum »

Inspirée de la méthode agile, toute l’équipe se rencontre chaque matin pour faire le point sur les livrables de la journée et ainsi pouvoir collaborer sur les défis rencontrés. Il s’agit d’un outil humain qui fait le lien entre nos outils web et la collaboration en personne. L’échange entre personne n’est pas remplacé par les outils numériques, il est optimisé.

 

À quoi ressemble l’utilisation de ces outils dans le cadre d’un projet?

Une fois le brief reçu, le chargé de projet crée le plan de projet détaillé dans Wrike. Il assigne alors les tâches aux ressources désignées. Cela permet d’avoir une visibilité complète sur toutes les étapes du projet et qui y collaboreront.

Selon sa nature, la documentation est partagée sur Confluence et/ou Google drive. Comme il s’agit de wikis, toute l’équipe peut collaborer pour s’assurer que la documentation est toujours à jour. Les mots de passe sont quant à eux partagés via LastPass.

Lors de la création des wireframes et des maquettes, Axure et Invision nous permettent de partager à nos clients le travail en cours afin d’obtenir leurs commentaires et ainsi travailler en étroite collaboration avec eux.

Tout au long du projet, chaque membre de l’équipe a accès à la liste de ses livrables à produire au cours de la journée via Wrike et ce, pour tous les projets en cours. Toute l’équipe peut savoir la liste de livrables de chaque membre de l’équipe. Ceci est très pratique pour savoir à qui s’adresser pour une requête urgente par exemple. Cela nous permet de nous adresser directement à la ressource qui est la plus disposée à faire le suivi rapidement. Nous travaillons dans la transparence, car tous les membres ont accès aux mêmes informations.

Lors de la phase des tests de qualité, JIRA permet de créer une liste exhaustive des corrections à faire et de les assigner aux ressources appropriées. Nous l’utilisons aussi pour y ajouter toutes les idées d’optimisation que nous désirons proposer à notre client.

 

Le mot de la fin

L’essentiel, c’est de s’entourer d’une équipe passionnée composée de gens compétents. Les outils web permettent de faciliter et d’optimiser le travail entre ces personnes qui désirent collaborer dans un but commun. Ils ne peuvent en aucun cas les remplacer!