Réceptionniste, coordinateur(trice) administratif/ve

Le défi

Dans le cadre de ses fonctions, le/la Réceptionniste, Coordonnateur(trice) administratif/ve relève de la Directrice des finances et administration et se voit attribuer différentes tâches. En effet, ce poste varié comprend différents volets allant de l’accueil des visiteurs au support administratif de différents départements.

Les tâches sont :

Coordination de bureau / réception

  • Accueillir les visiteurs et répondre au téléphone ;
  • Filtrer les appels et effectuer une pré-analyse des appels à destination du département Infogérance ;
  • Recevoir et distribuer le courrier et les messages par télécopieur ;
  • Organiser la logistique des réunions et prendre en charge les activités de réservations et d'invitations;
  • Commander les repas lors de réunions internes ou d’événements spéciaux ;
  • Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau, de boissons et de collations et effectuer les commandes ;
  • Maintenir l’ordre et la propreté à la réception, dans la cuisine et dans les salles de conférence du 4e et 10e étage;
  • Coordonner et effectuer le suivi de la maintenance des locaux ;
  • Faire la mise en page de document et de la saisie de données selon les besoins de l’entreprise ;
  • Rédiger des courriels, des lettres, des formulaires ou des présentations Powerpoint selon les besoins ; Gestion des commandes de papeterie (chèques, demandes de soumission, obtenir les approbations internes, etc.);
  • Relecture des feuilles de temps de la division Solutions logicielles dans le système de gestion interne ;
  • Soutien à la division Solutions logicielles pour les mises à jour hebdomadaires des états de tâches, production de rapports mensuels et suivis ;
  • Réception et envoi des colis, messagerie.

Appui au département comptabilité

  • Gérer l’archivage des dossiers de l’entreprise ;
  • Effectuer la vérification des rapports de dépenses mensuelles ;
  • Classer les factures de vente dans les dossiers appropriés ;
  • Tenir à jour et créer différents dossiers (clients, fournisseurs et employés) lors du changement d’année et lorsqu’il y en a des nouveaux au courant de l’année ;
  • Réceptionner les équipements ;
  • Réconciliation entre les commandes effectuées et ce qui a été reçu ;
  • Assurer le traitement des factures des fournisseurs ;
  • Traiter les transactions faites par carte de crédit ;
  • Préparer les factures de vente ;
  • Imprimer les chèques et y joindre les pièces justificatives appropriées.

Appui au département des ressources humaines

  • Aider la Conseillère RH pour l’accueil d’un nouvel employé et/ou le départ ;
  • Se renseigner sur les activités RH auxquelles GTI pourrait participer (auprès de certains établissements d’enseignement) ;
  • Gestion, commande des cartes d’affaire;
  • Gestion des cartes d’accès, stationnement ;
  • Assister dans le recrutement, notamment dans les prises de références ;
  • Gérer le système téléphonique (enregistrement des boîtes vocales des nouveaux employés), s’assurer de la propreté du bureau lors de l’engagement d’un nouveau collègue.

 

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Minimum de deux années d’expérience pertinente;
  • E.C. ou D.E.P en administration ou expérience dans un poste similaire;
  • Capacité d’adaptation et maîtrise des nouveaux outils informatiques (Suite Office);
  • Parfaite maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé;
  • Connaissance du logiciel Sage est considérée comme un atout.

 

CRITÈRES GÉNÉRAUX

  • Bonne présentation et dynamisme;
  • Fierté d’être le premier point de contact de l’entreprise;
  • Discernement, discrétion et rigueur;
  • Capacité de composer avec les urgences, être capable de travailler sous pression;
  • Minutie et attention particulière aux détails;
  • Engouement pour la gestion simultanée de plusieurs dossiers;
  • Esprit d’équipe et désir de contribuer à l’essor de l’entreprise.

 

Note : Le générique masculin dans le texte est utilisé dans le seul but d’alléger la forme. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.